flåtestyring

Slik holder du selskapet rullende i en krise

I en krise, vil du stresse rundt for å finne en midlertidig løsning – eller vil du heller være den som tar frem en plan og har alt under kontroll? Fleet Complete hjelper deg med å sikre din virksomhet.

Alle selskaper, uansett størrelse på bilparken, har sine opp- og nedturer, enten på grunn av redusert jobbforespørsler eller en plutselig krise som Covid-19. Du kan ikke forutsi fremtiden, men du kan planlegge fremover; hvis ting plutselig tar en nedadgående retning, kan effektiv planlegging minimere konsekvensene og hjelpe deg og dine ansatte – og ikke minst kundene deres forventninger, med å holde selskapet i gang selv i vanskelige tider.

Det er her en beredskaps- og kontinuitetsplan kommer inn. En kontinuitetsplan handler om å identifisere, unngå, minske og akseptere risiko. Dette betyr at du har kapasitet til å fortsette å drive et selskap i en krisesituasjon og vil kunne løse problemer raskt og effektivt. Her er alt du trenger å vite for å lage din plan.

Hva er en kontinuitetsplan og hvorfor er den viktig?

En kontinuitetsplan er et dokument som beskriver nøyaktig hva som forventes av alle i tilfelle en krisesituasjon. Hensikten er å hjelpe ledere med å gjenopprette og opprettholde viktige funksjoner både under og etter en krise.

Planen kan dekke en rekke faktorer, fra å sørge for at du har generatorer som er praktiske i tilfelle strømbrudd – til å vite hvordan du skal håndtere en PR-krise.

kontinuitetsplan

Bildekilde.

Å ikke ha en plan for forskjellige krisescenarier kan føre til store problemer:

  • Midlertidige eller langsiktige avbrudd i virksomheten, som betyr inntektstap og misfornøyde kunder.
  • Dårlig håndtering av en PR-katastrofe kan skade bedriftens omdømme permanent
  • Når et selskap virker kaotisk og uorganisert, synker motivasjonen og de ansatte vil sannsynligvis se andre steder.

Motsatt, hvis du er forberedt og har en god plan på plass, kan det hjelpe deg med å:

  • Holde selskapet i gang og oppretthold ditt rykte som en pålitelig leverandør med god kundeservice.
  • Hjelpe ledere og ansatte med å følge en klar retning og unngå forhastede beslutninger og unødvendig stress.
  • Gi dine ansatte og kunder en følelse av tillit til selskapet og ledelsen.

Hva skal en god krise- og kontinuitetsplan inneholde?

Du bør vurdere et bredt spekter av mulige trusler mot virksomheten din og den sannsynlige virkningen av hver av dem. Disse kan omfatte; tyveri av kjøretøy, utstyr og annet arbeidsmateriell, menneskelig feil, strømbrudd, globale epidemier og mer.

GPS sporingBildekilde.

Når du har tatt med alle relevante risikoer, kan du fortsette å jobbe med følgende:

1. Krisehåndteringsplaner: detaljerte trinn for katastrofestyring, inkludert roller og ansvar
2. Kommunikasjonsplaner: intern og ekstern kommunikasjonsrapportering gjennom utvalgte kanaler og metoder
3. Beredskapsplaner: Umiddelbar respons på lokale katastrofer
4. Gjenopprettingsplaner: Åpning av selskapets fasiliteter, inkludert IT og teknologi
5. Analyser: Hvordan situasjoner skal registreres og hvordan kjørebøkene kan hjelpe de ansatte ute på feltet

Slik implementere du din kontinuitetsplan

En kontinuitetsplan skal ikke bare inneholde en plan for å minimere omfanget av krisen. Den må også inneholde de relevante tiltakene som kreves for å komme deg tilbake.

Avhengig av krisetype, vil du sannsynligvis trenge å få de ansatte tilbake i full drift så snart som mulig. Alle skal informeres om hva som gikk galt og få nødvendig informasjon umiddelbart.

Forsikre deg om at all denne informasjonen er godt kommunisert og lett tilgjengelig for ansatte. Hold kontinuitetsplanen din online slik at den kan oppdateres og nås hvor som helst. Om nødvendig kan du vurdere å lage en trykt versjon som førene kan ha tilgjengelig i kjøretøyene.

Hvordan kan GPS-teknologi hjelpe selskapet tilbake til det normale?

Når ulykken inntreffer, kan manuelle prosesser ofte føre til kostbare og farlige forsinkelser.
Digitalisering kan derimot støtte selskapets fortsatte drift – både administrativt og ute på veiene. Fakturaer kan fortsatt sendes ut, kjørebøker kan godkjennes og dagens ruter og oppgaver kan planlegges og gjennomføres som vanlig med riktig system.

Jo mer data du har tilgjengelig, desto raskere kan du komme i gang.

Fleet Completes elektroniske kjørebøker med GPS-sporing sikrer at viktig informasjon til enhver tid er beskyttet og tilgjengelig. Kjøredataen lagres på skyen, så hvis du er berørt av strømbrudd eller cyberangrep, vil systemene dine bli sikkerhetskopiert, tilgjengelige og sikret for selskapet og Skatteetaten.

Det betyr også at sjåførene dine kan komme raskere tilbake på veien fordi de vil ha kunderegistre, ruter og tidsplaner tilgjengelig – noe som er betryggende i svingende tider.

I tilfelle tyveri hjelper Fleet Completes kjørebok og GPS-sporsender også til med å lokalisere stjålne kjøretøyer og utstyr umiddelbart for å unngå kostbare tap.

Erfarne ledere planlegger å sikrer virksomheten sin uansett hva som skjer.
Ta kontakt hvis du vil lære mer om hvordan Fleet Completes løsninger kan sikre ditt selskap!

{{cta(‘7ae12a4a-a427-4eea-8aff-8459c006d12b’)}}

 

Related Articles